Plan Compliance para empresas
El plan de compliance es el conjunto de normas, políticas internas y medidas que la empresa establece para garantizar el cumplimiento legal en el ejercicio de sus actividades cuyos objetivos son:
- Prevenir delitos. Para ello, se establecen las medidas y pautas de actuación pertinentes para garantizar que la empresa cumple con la legalidad vigente. Esto incluye el desarrollo de un modelo normativo transversal a todos los niveles organizativos de la entidad con la supervisión del mismo o la formación de empleados y directivos.
- Detectar delitos. Es posible que, a pesar de desarrollar un modelo de actuación, no sea posible prevenir todos los posibles delitos que se puedan producir en el seno de una organización. Para estos casos se desarrolla una canal de denuncias interno que permite a los propios miembros de la empresa informar, alertar si existe alguna actuación susceptible de ser sancionada.
- Establecer acciones disciplinarias ante la comisión de delitos dentro de la empresa, aplicar las medidas sancionadoras correspondientes ante los incumplimientos de las normativas.
El Código Penal en su art. 31 bis define al equipo de compliance como la persona física o jurídica encargada del desarrollo del plan, cuyas funciones serán la “supervisión del funcionamiento y del cumplimiento del modelo de prevención implantado (…) la persona jurídica con poderes autónomos de iniciativa y de control o que tenga encomendada legalmente la función de supervisar la eficacia de los controles internos de la persona jurídica“.
Cómo elaborar un Plan de Compliance:
- Creación del equipo: puede estar formado por una o varias personas, con la formación y experiencia adecuadas en la materia.
- Análisis de los riesgos a los que se enfrenta la empresa, y los delitos a los que puede estar expuesta.
- Definición de protocolos de actuación ante las posibles situaciones que se puedan dar dentro de la empresa. Estos protocolos deben ser transversales a toda la organización y deben ser conocidos por todos los miembros de la empresa.
- Elaboración de un Código Ético que establezca normas de conducta generales que definen las pautas de comportamiento básicas dentro de la empresa. Este código ético debe redactarse por escrito y ser fácilmente comprensible y accesible para todos los miembros de la empresa.
- Establecimiento de un régimen disciplinario que sancione aquellas conductas que son responsabilidad de la propia organización y pueden resultar lesivas para terceros, teniendo en cuenta el principio de proporcionalidad, es decir, adaptar las sanciones a la gravedad de la infracción.
- Implantación de un canal de denuncias interno, a través del cualquier miembro de la organización pueda denunciar aquellos comportamientos o actitudes de otros miembros del equipo que puedan acarrear una responsabilidad legal para la empresa. Es a partir de este punto donde la empresa debe tener en cuenta la protección de la figura del denunciante.
- Desarrollo de programas de formación para empleados y directivos relativa al perfecto conocimiento de la normativa interna, el código ético y los protocolos de actuación. Esta formación debe ser continua ante los posibles cambios.
- Auditoría y seguimiento del Plan de Compliance: para detectar posibles errores en la elaboración del plan, establecer las acciones correctivas y preventivas para mejorar las normas internas de cara al futuro.
CERTFICACIÓN DEL PLAN DE COMPLIANCE: NORMA UNE 19601:2017
Una vez implantado y establecido el Plan de Compliance es recomendable acudir a una empresa externa autorizada para la certificación del mismo a través de la norma técnica UNE 19601:2017
VENTAJAS DE LA CERTIFICACIÓN DEL PLAN COMPLIANCE PARA LA EMPRESA:
- Reduce las posibilidades de incurrir en prácticas que puedan acarrear una responsabilidad penal para las empresas.
- Favorece la detección de actitudes o comportamientos inadecuados entre los miembros de la empresa.
- Mejora la imagen de la empresa de cara al exterior, al mostrarse como una organización responsable y comprometida con el cumplimiento normativo.
- Facilita la organización interna y el control de los procesos dentro de la empresa
- Aumenta la confianza de los agentes externos relacionados con la organización, como proveedores, inversores o socios comerciales.
- La puesta en marcha de un Plan de Compliance efectivo también es una garantía para negociar seguros más beneficiosos para la empresa, ya que las aseguradoras tendrán en cuenta las medidas que impone la propia compañía para la minimización de los riesgos penales.
- Puede suponer una ventaja competitiva a la hora de acceder a subvenciones, licitaciones o para expandir la empresa internacionalmente.
- Minimiza los riesgos de fraudes internos, al crear mecanismos disuasorios y una estructura en la que todos los empleados de la empresa están involucrados en la detección de malas prácticas.