La Digitalización: Transformando el Presente y el Futuro
Fuente: EVERIAL.-
El progreso del ser humano trajo con ello el avance en muchos sentidos, pero también como consecuencia, se ha retrocedido en otros. Lo importante es saber aprovechar los beneficios que cada adelanto nos da, saber adaptarnos y utilizarlo para acciones positivas en pos de un futuro mejor.
La digitalización, es un ejemplo.
Comencemos por donde se debe, por el principio.
¿Qué es la digitalización?
La digitalización es un proceso, se refiere a la acción o proceso de conversión de datos analógicos a formato digital.
Ahora bien, preexiste algo de confusión respecto a digitalizar un documento y digitalizar una empresa o negocio y ¡sí!, efectivamente hay diferencia entre ambos procesos, veamos.
Cuando hacemos referencia a digitalizar un documento, el proceso se refiere a digitalizar archivos y almacenarlos en la nube, cada documento o archivo con su complejidad, pero si decimos proceso de digitalización de una empresa, hace referencia al cambio sustancial, al proceso de transformar en profundidad una organización, utilizando herramientas tecnológicas y teniendo en cuenta en todo el transcurso de cambio a las distintas áreas, facetas y acciones de una empresa para orientarlas en las distintas fases del proceso de cambio al entorno digital.
Por ello, como podemos observar, el proceso de uno y de otro no solo varía en acciones, sino en complejidad.
Aquí hablaremos un poco de ambos métodos y como beneficia en su conjunto que tanto una empresa como un individuo opten por esta solución: la digitalización.
¿Por qué es importante la digitalización?
La digitalización es importante porque ofrece numerosos beneficios tanto a nivel individual como organizacional. En el ámbito empresarial permite mejorar la eficiencia operativa al automatizar tareas repetitivas, agilizar los flujos de trabajo y reducir los errores humanos. Además, facilita la toma de decisiones basada en datos y promueve la innovación y la adaptación a un entorno empresarial en constante cambio.
Beneficios de la digitalización:
- Eficiencia y productividad mejoradas: La automatización de tareas y procesos reduce el tiempo y los recursos necesarios para llevar a cabo actividades, lo que conduce a una mayor eficiencia y productividad.
- Acceso a la información en tiempo real: la digitalización como el uso de un buen software permite tener acceso en tiempo real a la información necesaria. Esto evita retrasos en resolución de problemas, respuestas más rápidas y eficientes, y optimizar los flujos de información facilitando las tomas de decisiones.
- Mejor experiencia del cliente: Las soluciones digitales brindan a las empresas la capacidad de personalizar la experiencia del cliente, ofreciendo servicios y productos adaptados a sus necesidades individuales.
- Innovación y ventaja competitiva: fomenta la innovación y ayuda a las empresas a mantenerse actualizadas en un mercado en constante evolución, lo que les brinda una ventaja competitiva.
- Como consecuencia de todos estos beneficios una empresa que piensa en digitalización podrá obtener un ROI (Return On Investment/Reterno de la Inversión, el ROI calcula los costes y beneficios de una inversión) más rápido.
¿En qué consiste el proceso de digitalizar?
En primer lugar, debemos tener en cuenta las consideraciones para digitalizar un documento.
Cada compañía deberá decidir si este proceso se llevará a cabo dentro de la empresa, teniendo presente la existencia de personal idóneo para realizar la tarea, o bien, si este servicio debe ser externalizado.
Esta decisión también dependerá de la cantidad de documentos que deben pasarse de un formato papel a digital. La preparación de la información que debe pasar de un formato a otro debe segmentarse, teniendo en cuenta lo que se puede o no digitalizar, dependiendo de los documentos legales y de vencimientos. Ejemplo: documentos contables y mercantiles, deben conservarse varios años en su formato original. Si el documento fue generado en papel, aunque se pueda digitalizar, deberá mantenerse en formato físico. El único tipo de documento legal que se puede digitalizar y eliminar son las facturas, pero deben seguir un proceso especial homologado por la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria).
Cualquiera se la determinación, el estado en que se encuentran los registros, el trato que deben llevar y como resultado la preparación del documento también es una labor importante, lo que conlleva a tener recursos humanos preparados para este trabajo.
Una vez listos los documentos (libres de ganchos, bordes planchados o cualquier otra reparación que se precise para una mejor calidad de escaneo), el proceso de escanear dará comienzo.
Pasos que seguir:
- Reunir la documentación.
- Preparación de documentos para el escaneo.
- Transformación (escaneo)
- Control de calidad y archivo digital.
Con este recorrido podríamos concluir que la digitalización es un proceso en constante evolución que está transformando nuestra forma de trabajar, interactuar y vivir. Aunque presenta desafíos, los beneficios que ofrece son inmensos. Para aprovechar al máximo la digitalización, es esencial planificar estratégicamente, invertir en seguridad y capacitación, y fomentar la colaboración. Aquellas organizaciones y personas que adopten activamente la digitalización estarán mejor preparadas para enfrentar los desafíos del futuro y aprovechar las oportunidades que ofrece el mundo digital.
Everial es un grupo experto en gestión documental, digitalización y mucho más.
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Leer másEl Ayuntamiento de Sevilla, ciberatacado y extorsionado para pagar un rescate
Fuente. Escud0 Digital.-
El Ayuntamiento de Sevilla está haciendo frente desde ayer por la mañana a un ciberataque que continúa poniendo en jaque su actividad y que le ha llevado a recibir una demanda de rescate por parte de sus autores a cambio de la restauración de sus sistemas informáticos.
El propio consistorio confirmó a primera hora de la tarde de ayer que ha sufrido un ataque informático, que provocó la caída del servidor informático que da cobertura a todo el sistema de la web municipal, afectando a distintos servicios que presta a la ciudadanía a través de internet. «Los servicios se han interrumpido como medida de precaución hasta conocer el alcance concreto del ciberataque. Estamos trabajando para poder restablecer la normalidad lo antes posible», aseguró el Ayuntamiento hispalense a través de la red social X.
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El Sector de Seguridad de FeSMC-UGT Huelva se concentra en protesta por los recortes en Seguridad Privada de la Administración Pública
Fuente: Diario de Huelva.-
Según informan desde Sector de Seguridad Privada FeSMC UGT Huelva, en una nota nota de prensa remitida, denuncian:
«Nuevamente tres meses después de concentrarnos en las puertas de Aguas de Huelva, desde el Sector de Seguridad Privada FeSMC UGT Huelva, nos vemos obligados a realizar un plan de acciones de protestas, contra una administración pública por recortes en la licitación de Seguridad Privada…»